數據分析報告寫作攻略(二):我說你聽

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對于做數據的同學來說,寫數據分析報告是繞不開的一環。很多同學喜歡問:有沒有數據分析報告模板可以抄。其實如果掌握了寫報告的方法,根本就不需要模板抄。本文作者從自身經驗出發,總結了寫數據分析報告的幾個要點,與大家分享。

很多同學都有類似困擾:辛辛苦苦寫的數據分析報告,卻沒有人看!如果在現場講數據分析報告,你會發現開場最多10分鐘,這些哥們就紛紛掏出手機,愉快的搓起來。為啥?!這還得從報告是怎么寫的說起。

數據分析報告有2種模式:你問我答、我說你聽。

如果是你問我答,那我們回答的是對方提出的問題,自然得到的關注很高。這時候就不是寫的報告沒人看,而是被人各種挑刺了。你問我答型報告見上一篇:數據分析報告寫作攻略(一):你問我答。

寫出來沒人看的,常常是我說你聽型報告。是滴,就是那些最消耗體力,卻最不受待見的銷售/產品/運營日報、周報、月報、季報、半年報、年報。

今天我們就專門來分享一下,這種情況咋辦。假設你要處理的報告數據如下,看完思考一分鐘:你要怎么報告,才能讓別人愿意聽。

一、讓別人聽的秘籍

一個殘酷的真相是:數據是很重要,很多人是需要每天看數據,但數據只是他們工作的一小部分。因此大部分時候,看就看了,也不會特別當成一回事。

這就像上廁所。上廁所是很重要,確實我們要每天上廁所,內急的時候找不到廁所確實很崩潰,但你從來不在乎廁所的細節。如果你去廁所蹲坑,旁邊站個人對著你巴拉巴拉說:“今天的廁紙有150張,比昨日提高50%”,你肯定毫無聽的興趣,估計連拉都拉不出來。

除非……

除非他說的是:“廁所的屎坑炸了!你千萬別進去!”,這句就100%有人聽了!而且他還得趕在你闖進去之前說。不然一推門看到如此壯麗場面,你肯定氣的要罵人,估計物業公司電話都會被你打爆。

想讓別人聽報告的秘籍也是如此:說大家關心的話,減少毫無意義的BB。

簡單來說,有四個場景是人們一定會聽的:

1、你第一次到寫字樓,物業進行介紹:這里有兩個廁所,一個小廁所在左手,坑位較少;另一個在右手,但得走到頭。因為是剛來,所以說的這么詳細完全沒有問題,反而會讓人覺得服務很到位。

2、廁所出問題了,比如屎坑炸了。這時候得第一時間,趕在所有人之前,把“禁止入內”的大牌子擺在門口。如果有內急的人沖過來,你還能說:“你可以先去二樓的廁所,同樣位置”,肯定人家高興的感激涕零。

3、廁所沒問題。這時候你不需要站在門口BB,只要樹個牌子:已清潔、可使用。讓大家看到,就可以了。

4、物業來了解廁所運營情況。這時候可以大書特書,因為物業要對這個事負責。如果有問題,就反饋問題。如果沒問題,那也得說清楚:這一個月,廁所無故障運營30天,使用廁紙減少了30%,投訴量下降了20%,負責人總喜歡聽這些。

SO,所有的秘籍都已奉上,下邊來看具體怎么運用到企業里。

二、四個關鍵匯報場景

主動匯報,想讓人聽進去,得抓四個場景。

場景1:第一次匯報

(見上例子)所有報表,都有第一次見人的時候。雖然以后這張報表會出現很多次,但在今天以前,沒有人看過這玩意。所以你得先把前邊10天的基本概況解釋清楚。這里有一個指標(業績),三個維度(周、日、產品類型)。

因此講概況,要按從整體到局部,一個維度一個維度說。開局的時候,啰嗦一點是不怕的,因為大家一無所知,如果說的太少,反而讓人覺得摸不著頭腦??梢匀缦聢D表達。

場景2:平安無事匯報

到了每日匯報的時候,很多新人會習慣性的像11號一樣寫上一堆。甚至還有些官僚化的企業,會把這種格式一直流傳下去,一傳好幾年。最后的結果自然是搞到沒人看。為啥?因為從12號開始,已經是例行更新,后續的數據走勢其實和之前看起來差不多。

這種時候再絮絮叨叨講一堆,就好像每天要喊你“別老玩手機”、“起來運動運動”的老媽子一樣不討喜,所以不用啰嗦了。就簡單寫:12日當日業績500,無異常。就好了。是不是很像古裝劇里打更的,喊一聲:天高霧燥,小心火燭,平安無事咯,duang!duangduang!……就是這個感覺。

不要笑,平安無事,也是一件要報告的事。因為好與壞是相對的,能清晰的標識出哪些是好事,就能找出哪些是壞事。樹立清晰的標桿,對于判斷形勢非常有用。

場景3:問題點匯報

出了問題大家都知道匯報,問題是:怎么知道出問題呢?如下圖所示,事后我們都知道本周出問題了,但是到底在哪個點該出來喊,該怎么喊?

常見的關鍵點及喊法,可以如下:

很多同學看完,說哇塞,遇到問題的時候可以提示的好多。確實是這樣,越是緊張的時候,越需要數據做支持,這時候是不嫌多的。大部分常規報表就像體溫計:能提示問題但不能解決問題。所以發現問題,不要局限在一張excel表里,主動擴大工作是很重要的。

遇到問題,業務部門想聽的絕不是什么下跌50%,跌到300這種廢話,他們最想聽的是:

  1. 我能做什么
  2. 我能投入多少做
  3. 我得做到什么程度

所以即使提示風險,補充一些細節,是很有必要的,具體的可以參照上邊示例哈。

場景4:總結性匯報

注意:總結性匯報,誰負責,誰關心,因此沒必要所有總結都長篇大論。做總結性報告,先定基調,比如我們是想表達“做的很好”,還是“有問題”。大基調定下來,后邊細節就好定了:

三、必要的基礎功課

了解完四大場景后,我們發現,光會看數據,基本上是做不好報告的,更多功課得在數據出來之前做好。比如

  1. 了解業務背景
  2. 了解業務方目標
  3. 認清楚本次想溝通對象
  4. 提前了解他對于數據/情況掌握多少
  5. 對數據有基本的判斷
  6. 對問題有一定程度了解
  7. 對重要問題有深入功課

這樣才能保證自己一張嘴,就能吸引到聽眾。而不是像個布谷鳥一樣只會“同比……同比……環比……環比”

當然,不同聽眾,聽報告時候的關注點也有區別,比如老板、中層和一線員工就有明顯不同;技術出身的與業務出身就有區別,決策風格也有影響。但是這些都是做好基礎工作之后的錦上添花,新同學還是得從基本功做起,后續我們再慢慢分享。

說到基本功,很多同學會說:老師,你舉得例子是連續型數據。有時候,領導總讓我們看一個時間點數據,又不說明有什么問題。比如最典型的“你看看我們的用戶畫像,能發現什么”。我看了男女比例4:6,又能看出什么呢?這個問題也很常見,有興趣的話,下一篇我們分享:時間點數據,如何主動發現問題。敬請期待哦。

#專欄作家#

接地氣的陳老師,微信公眾號:接地氣學堂,人人都是產品經理專欄作家。資深咨詢顧問,在互聯網,金融,快消,零售,耐用,美容等15個行業有豐富數據相關經驗。

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題圖來自Unsplash,基于CC0協議

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